Jak odpowiednio wybrać miejsce na konferencję branżową?

Trzeba uświadomić sobie to, że wybór właściwego miejsca na konferencję branżową ma ogromne znaczenie w jego finalnym sukcesie lub niepowodzeniu. Każda sala konferencyjna ma określone cechy, które w momencie trwania eventu będą przypisywane również osobom czy firmie, która je organizuje. Jest kilka detali, na które warto zwrócić uwagę podczas wyszukiwania odpowiedniego miejsca na szkolenie. O jakich aspektach mowa?

Zacznij od podstaw

Podczas organizacji wydarzenia firmowego należy wyjść od najbardziej podstawowych kwestii. W momencie kiedy sala konferencyjna spełnia wszystkie Twoje wymagania można pomyśleć perspektywicznie i wynegocjować niższą cenę, oferując chęć zaplanowania konferencji już na kolejne lata. Warto rozeznać się, w które dni wynajęcie sali jest mniej kosztowne, kiedy cieszy się mniejszym zainteresowaniem, a kiedy większym. To również ma wpływ na ostateczny koszt. Nie należy obawiać się prób negocjacji. Muszą być punktem wyjścia każdej organizowanej imprezy.

Aspekt lokalizacyjny

Wybór miejsca powinien być uwzględniany nie tylko pod kątem wyglądu samej sali, ale także biorąc pod uwagę jej lokalizację, czy jest ona komfortowa dla wszystkich zaproszonych gości. Trzeba dokładnie się rozeznać w połączeniach komunikacyjnych, dostępności do dworca oraz najbliższych punktów noclegowych. Ogromne znaczenie ma również to, czy dane miejsce ma odpowiedniej wielkości parking dla gości decydujących się przybyć na wydarzenie własnym środkiem transportu. Zaleca się zrobić research pobliskich restauracji oraz innych atrakcji, które są dostępne w pobliżu i poinformować o tym przybyłych gości (najlepiej w wysyłanym zaproszeniu).

Sala konferencyjna – wyposażenie

Przed wyborem miejsca należy dokładnie sprawdzić wyposażenie sali konferencyjnej, jej akustykę czy zaciemnienie. Chodzi tutaj o stan krzeseł, miejsca wypoczynku między sesjami, dostęp do multimediów: takich jak laptop, projektor, nagłośnienie, mikrofony oraz łączność z siecią WiFi. Niezbędna jest weryfikacja wyposażenia kuchennego, udogodnień dla osób poruszających się na wózkach oraz tego, czy w danym miejscu znajduje się catering (z jakim menu) oraz czy ewentualnie jest możliwość zatrudnienia odrębnego cateringu. Istotne jest także rozmieszczenie gniazdek, lista dostępnych przedłużaczy oraz dostęp do zaplecza, w którym będzie można umieścić własne przedmioty.

Dostępność do wsparcia technicznego

Bardzo ważne, by przed planowaną konferencją zapytać o to, czy jest możliwość skorzystania ze wsparcia personelu, zatrudnionego w danej sali i czy są oni w stanie zagwarantować bezpieczeństwo wszystkim uczestnikom. Warto wiedzieć, czy dana sala posiada własnego koordynatora miejsca wydarzenia oraz wsparcie techniczne w trakcie trawania konferencji, służące pomocą w trakcie obsługi urządzeń multimedialnych oraz w przypadku różnych problemów natury elektronicznej. Nie należy tych kwestii zostawiać na sam koniec, na dzień, w którym ma odbyć się konferencja, gdyż wtedy na głowie organizatora spoczywa mnóstwo innych obowiązków, którymi musi się zająć.